nosniki

Temat przechowywania i gromadzenia dokumentów oraz informacji w firmach i instytucjach jest bardzo ważną kwestią. Nie bez powodu jest ona regulowana wieloma przepisami prawnymi, a za ich nieprzestrzeganie może grozić kara grzywny, a nawet pozbawienia wolności. Żeby tego uniknąć, należy dołożyć wszystkich niezbędnych starań związanych nie tylko z przechowywaniem dokumentów, ale także z ich niszczeniem. Obejmuje to także nośniki informacji.

Na jakich nośnikach można gromadzić dane

Papierowa dokumentacja jest prosta do zdefiniowania. Wszelkie dane oraz informacje są zapisane na kartkach papieru, umieszczonych w teczkach czy segregatorach. W przypadku elektronicznych wersji dokumentów, nośników może być całkiem sporo. Zmieniają się one także wraz z rozwojem technologii. Kiedyś dane były zapisywane na dyskietkach, które mogły pomieścić bardzo niewiele plików. Z czasem na popularności zyskiwały płyty CD, DVD, a także wszelkiego rodzaju pendrive’y i dyski zewnętrzne. Takie urządzenia mogą zmieścić już naprawdę dużo informacji.

Dlaczego należy niszczyć nośniki informacji

Przyczyna jest bardzo prosta – zaawansowana jest nie tylko technologia takich urządzeń, ale i różnego rodzaju oprogramowania, które mogłyby pomóc w odtworzeniu danych zapisanych wcześniej na dysku czy innym nośniku. Samo podstawowe wyczyszczenie urządzenia z plików tam zawartych nie wystarcza. Istnieją specjalne firmy, które specjalizują się w odzyskiwaniu różnego rodzaju danych właśnie z różnego rodzaju kart czy dysków. Oczywiście, ma to swoje konkretne przeznaczenie – czasem chcemy odzyskać pliki, które utraciliśmy przez pomyłkę, w wyniku awarii urządzenia, czy innego tego typu zdarzenia. Jednak są również osoby, które takie działanie mogą również wykorzystać w celu zdobycia danych osobowych, danych wrażliwych czy poufnych informacji. Jedynym sposobem na uniknięcie takich zdarzeń jest całkowite i profesjonalne zniszczenie wszelkich nośników, które mogą takie dane zawierać.

Jak prawidłowo zniszczyć nośniki informacji

By mieć pewność, że nośniki zostaną zniszczone we właściwy sposób, warto zdecydować się na usługę profesjonalnej firmy, która zajmuje się właśnie niszczeniem dokumentów. To ważne z co najmniej kilku powodów. Po pierwsze, cały proces przeprowadzą osoby odpowiednio do tego przeszkolone, które będą wiedzieć, jak się tym zająć, bez ryzyka wycieku jakichkolwiek danych na zewnątrz. Po drugie, zniszczenie nośnika będzie na tyle dokładne, wykonane na odpowiednio przygotowanych do tego urządzeniach, że nie będzie możliwości odzyskania z nich jakichkolwiek informacji. Po trzecie, materiał, który powstaje w wyniku zniszczenia dokumentów, może być dalej przetwarzany – pod warunkiem, że będzie wcześniej odpowiednio posegregowany i przygotowany.

Profesjonalna usługa niszczenia dokumentów

Kiedy pojawia się w firmie lub instytucji konieczność zniszczenia określonej części dokumentów, warto zdecydować się na usługi fachowców w tej dziedzinie. Decydując się na niszczenie takich elementów na własną rękę, zwiększa się ryzyko błędu, a przez to też – ryzyko wycieku informacji na zewnątrz. A, jak już zostało to wcześniej wspomniane, może to wywołać poważne konsekwencje. Firma, która zajmuje się profesjonalnie niszczeniem dokumentów, przygotowuje za każdym razem także stosowną dokumentację, łącznie z zapisem z monitoringu z samego procesu niszczenia papierów lub nośników informacji. Dzięki temu można mieć pewność, że wszystko zostało przeprowadzone jak należy, zgodnie z obowiązującym prawem. Ponadto, firma ta może podpowiedzieć, jak przygotować się do samego procesu niszczenia dokumentów w przedsiębiorstwie lub innej instytucji, zwróci także uwagę na to, na jakich jeszcze nośnikach dane mogą być gromadzone. Warto bowiem sprawdzić, czy na przykład nie zalegają w firmie jakieś stare dyskietki z poufnymi danymi. Choć teraz trudno je odtworzyć na wielu komputerach, to nie znaczy, że tych danych tam nie ma. I należy zadbać o to, by nie trafiły w niepowołane ręce. A jeśli są już niepotrzebne lub nieaktualne – to nadają się do zniszczenia.

Źródło: Essi – utylizacja dokumentów